Виртуальный офис, Киев

Концепция традиционного офиса предполагает наличие офисного здания (помещения), в котором располагаются сотрудники и создана специальная инфраструктура (доступ к документам и деловой информации, возможность обмена знаниями, организации совещаний и проведения других мероприятий), которая необходима для полноценной работы этих сотрудников. Работа сотрудников вне такого офиса либо очень затруднительна, либо вообще невозможна.
К основным недостаткам такого подхода можно отнести:

• Сравнительно высокие финансовые затраты на поддержку офисного здания - аренда, эксплуатационные расходы и т.д.
• Нерациональное использование офисного пространства - чем больше офисное здание, тем больше вероятность того, что некоторые его помещения пустуют достаточно длительное время. Кроме того, многие руководители используют свой офис для подтверждения своего «высокого статуса» в глазах коллег и сотрудников. И на все это тратятся деньги компании. Затраты такого рода не всегда являются экономически обоснованными.
• Невозможность удаленной работы - все сотрудники должны находится на рабочих местах. Эффективность удаленной работы существенно снижается или стремится к нулю.
• Сотрудники затрачивают на дорогу из дома в офис и обратно достаточно много времени - чем крупнее город, тем это время больше.
• Офис открыт и работает, как правило, только в рабочие дни с 9.00 до 18.00. Доступ в нерабочее время может быть затруднен, а прием заказов от клиентов - вообще не производится.

Всех этих недостатков можно избежать, если организовать виртуальный офис. Под виртуальным офисом понимается среда, в которой сотрудники компании (фирмы) достигают высокопроизводительного обмена знаниями и данными, не ограничиваясь при этом временными и пространственными рамками.

Создание такого виртуального офиса:

• Избавит от накладных расходов, связанных с арендой дорогостоящих помещений.
• Позволит сотрудникам рациональнее использовать свое время и работать более эффективно за счет обеспечения гибкого графика и возможности работы «на дому».
• Сделает его владельцев территориально независимыми от их местоположения - ведь вся информация доступна из любой точки, где есть выход в Интернет, а значит работой офиса можно управлять практически из любого места.
• Позволит регистрировать и, при необходимости, переадресовывать, все входящие звонки круглосуточно. Это значит, что когда бы клиент не позвонил, его запрос будет зарегистрирован и обработан. Если возникнет необходимость в профессиональной консультации, можно автоматически переадресовать звонок на мобильный телефон специалиста.
• Для территориально распределённой компании - значительная экономия на телефонной связи, за счёт передачи информации через Интернет.