Бізнес-інновації: досвід ALEF ESTATE та EDIN

Один з наймасштабніших українських забудовників ALEF ESTATE у місті Дніпро займається створенням об'єктів торговельної, офісної і житлової нерухомості від їх проектування до введення в експлуатацію і подальшого обслуговування. Зокрема мова йде про ТРЦ / БЦ Міст Сіті, Вежі, Босфор, Каскад, Енігма, Наша Правда, Терра, Новий Центр. За період роботи девелопер успішно реалізував ряд різнопланових проектів, які стали знаковими для Дніпра і всієї України.
Враховуючи велику кількість площ, яку компанія здає в експлуатацію, щоденно доводиться обмінюватися з контрагентами документами щодо оренди, закриттю послуг та ін. Обмін кожного документу у паперовому вигляді може займати від 3 днів до 3 тижнів, а це затягує процеси здачі приміщень наступним орендарям, а їм, в свою чергу, початок реалізації товарів та послуг. В кінцевому результаті всі сторони втрачають дорогоцінний час та значні кошти.
“Ми системна компанія, яка співпрацює з багатьма клієнтами. Для нас важливо мати налагоджені бізнес-процеси. Невчасна передача будь-яких даних призводить, в першу чергу, до незапланованих збитків. Рішення яке ми обрали для себе - це електронний документообіг, який суттєво скорочує процес обміном е-документів. Ми працюємо з більш ніж 500 контрагентами, які разом з нами підключилися до сервісу EDIN-DOCflow провайдера е-документообігу EDIN. Інноваційні методи роботи з партнерами Alef Estate дозволяють щороку зберігати більш ніж 100 кв. м. лісу, тобто легенів нашої планети. Все це було б неможливим без впровадження е-документообігу, який зберігає природу, час для наших контрагентів, а також пришвидшує cashflow. Ми прогнозуємо щорічний обмін з партнерами у кількості до 500 000 е-документів” - Анна Левченко, фінансовий директор Alef Estate.
Який сервіс з е-документообігу обрати?
З урахуванням великої кількості пропозицій, обирати потрібно саме ту, яка підходить компанії та адаптується під її бізнес-процеси. Сучасні вимоги вдалого бізнесу без паперу диктують необхідність гнучкої бізнес-платформи, легку інтеграцію з будь-якою ERP-системою (1С(BAS)SAP, Oracle, MS Dynamics та ін.) компанії та легкість налаштувань.
Крім цього, обмінюючись електронними договорами, часто виникає потреба персональних налаштувань: необхідно підписати або узгодити документи лише у кількох осіб, щоб інші користувачі сервісу не бачили та не мали відповідного доступу, виконували тільки свої повсякденні завдання, швидко підключити контрагентів, просто надіславши запрошення на e-mail. Повинна бути можливість одним комплектом одразу вислати кілька документів різного типу та формату (pdf, doc, xls, jpeg, xml та ін.), підписати терміновий договір, використовуючи технологію Mobile ID, сидячи у парку з кавою. Саме такі Можливості містить сервіс EDIN-DOCflow разом з іншим функціоналом. Варто зазначити, що з сервісом окрім Alef Estate працюють також Metinvest, Tarantino Family, System Group та інші національні та міжнародні компанії та корпорації.
Як це працює у Alef Estate?
По-перше, слід зазначити, що у даному проекті беруть участь багато юридичних осіб клієнта. Враховуючи великий об’єм обміну електронними документами та необхідністю великої швидкості роботи у єдиному середовищі, зазвичай подібні рішення інтегруються у облікову систему клієнта. EDIN-DOCflow не став виключенням з правил та був інтегрований в облікову систему 1С(BAS), це дозволило працювати відділу бухгалтерії у звичній системі з автоматизованими функціями. Якщо обміну підлягають не бухгалтерські документи, то в цьому випадку використовуються веб-інтерфейс сервісу.
По-друге, сам обмін документами з орендарями ТРЦ виконується за простою схемою. Орендар отримує лист-запрошення на пошту, яке містить ознайомчу інформацію і посилання для реєстрації в сервісі. Слід зазначити, що запрошення відправляються автоматично з облікової системи. Після реєстрації і створення компанії за допомогою ЕЦП/КЕП, орендар може отримувати від Алеф документи. Отримані документи можуть підписуватися будь-яким з варіантів: файловий ключ, токен, mobile ID.
Статуси обробки документів і підписані документи завантажуються в облікову систему автоматично, а менеджери Alef, які керують об'єктами нерухомості, працюють в веб версії сервісу і можуть оперативно відстежувати ситуацію по обробці документів.
По-третє, частина документів, яка відправляється контрагентам, проходить узгодження з попередньо настроєного маршруту, якщо це потрібно. Використовується послідовне, паралельне, комбіноване узгодження, яке може виконуватися одним користувачем, групою осіб або одним користувачем з групи. Це лише короткий опис можливостей сервісу та його адаптації під індивідуальні бізнес-потреби клієнта.
Сьогодні на ринку не лишається бізнесу, який працює із застарілими технологіями. Тільки сучасні інноваційні рішення задовольняють виклики власників бізнесу. Тому досить марнувати свій час на роботу з папірцями, використовуйте сучасні рішення для вашого бізнесу разом із сервісом EDIN-DOCflow. Протестуйте сервіс зараз на нашому сайті.